Wer Konferenzen via Bildschirm plant, sollte Verhaltensregeln festlegen und die Technik checken.

Verbindung prüfen und testen

Es muss nicht immer gleich eine Videoschalte sein. „Manchmal sind Telefonkonferenzen die bessere Alternative“, sagt Jürgen Kurz von der Unternehmensberatung Tempus-Consulting (Giengen). Das ist dem Effizienzexperten zufolge insbesondere dann zu empfehlen, wenn die Datennetze nicht stabil und nur wenige Teilnehmer dabei sind – „oder es nicht um Unterlagen geht, die man gemeinsam besprechen muss“.

Außerdem sollte man die Funktionen, die ein Online-Meeting-Raum bietet, immer zunächst spielerisch testen, empfiehlt die Medientrainerin Sabine Appelhagen (Starnberg). Wer ist wann zu sehen? Wie funktioniert der Chat? Und wie schaltet man von der Präsentation zurück in den Videomodus? „Nichts ist nerviger, als wenn die Technik hakt.“

An Gesprächsregeln halten

Bei virtuellen Meetings geht laut Kurz immer ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren. Die Teilnehmenden bräuchten deshalb mehr Zeit als üblich, um zu antworten, nachdem etwas gesagt wurde. Außerdem sollten sich alle bemühen, deutlich und langsam zu sprechen. „Der Konferenzleiter fragt am besten öfter mal nach, ob alles richtig verstanden wurde.“

Appelhagen rät zu klaren Vorgaben, wie Teilnehmende sich zu Wort melden oder Fragen stellen: zum Beispiel, indem sie sich über die Chatfunktion melden oder ein vereinbartes Zeichen geben. Ihr Vorschlag: „Einfach eine bunte Karte in den Bildschirm halten.“ Wichtigstes Gebot sei es aber, dass Personen, die nur mithören, sich stumm schalten. „So vermeidet man Chaos und unschöne Rückkopplungen.“

Auf die Dauer achten

Auch bei Videokonferenzen gilt: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings möglichst kurz sein. „Maximal 90 Minuten“, empfiehlt Kurz.

Teilnehmerzahl begrenzen

Ein Videomeeting ist einfacher, wenn nicht so viele Personen dabei sind. Kurz gibt als Faustregel maximal acht Personen an. „Zu viele Leute, die zu wenig beizutragen haben, machen einerseits die Verbindung langsam und führen andererseits dazu, dass im Zweifel zu viele Menschen durcheinanderreden“, warnt auch Andreas Weck vom Digitalmagazin „t3n“.

Körperhaltung

„Häufig hängen die Menschen leicht vornübergebeugt vor ihren Monitoren“, sagt Appelhagen. Wer als Führungskraft überzeugen wolle, sollte genau das vermeiden. Am besten positioniere man den Monitor mit der Kamera auf Augenhöhe, damit der Blick klar und geradeaus gerichtet sei. „Im Zweifel ein paar Bücherstapel darunterschieben“, empfiehlt die Medientrainerin.

Infos festhalten

„Ein Protokoll ist das A und O“, sagt Weck. Ein Teilnehmer sollte zumindest in Stichpunkten mitschreiben, was besprochen wird. Festzuhalten sei zudem, wer welche Infos mitgeteilt hat und welche Aufgaben sich daraus ergeben. Und: „Meetings, an denen Konfliktparteien teilnehmen beziehungsweise mit einem sehr sensiblen Thema, sollten am besten komplett aufgezeichnet werden“, so Weck. dpa/hb

Homeoffice oder Mobile Office?

Aufgrund des neuartigen Coronavirus arbeiten derzeit viele Berufstätige nicht an ihrem üblichen Arbeitsplatz. Das heißt aber nicht automatisch, dass sie in einem Homeoffice tätig sind. Denn verschiedene Bezeichnungen haben unterschiedliche Bedeutungen. Welche Regeln gelten?

Der Begriff Telearbeit bezeichnet das, was man landläufig unter Homeoffice versteht: das ortsgebundene Arbeiten von zu Hause aus. Dies ist in der Arbeitsstättenverordnung definiert, wie Ufuk Altun vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) erklärt. Dort steht, dass es sich um vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten handelt. Der Arbeitgeber hat für sie eine Arbeitszeit vereinbart und die Dauer der Einrichtung festgelegt.

Wichtig ist außerdem, dass Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben, erklärt Altun. Zudem ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass in den Privaträumen Mobiliar und Arbeitsmittel bereitgestellt und installiert sind.

Mobiles Arbeiten dagegen meint, dass Beschäftigte ihre Arbeit zeitweise an beliebigen Orten erledigen können und dafür keinen festen Arbeitsplatz im Unternehmen brauchen – also zum Beispiel mal beim Kunden, mal vom Restaurant aus, während einer Reise in der Bahn oder auch von zu Hause aus.

Im Gegensatz zu Telearbeit ist mobiles Arbeiten aber nicht weiter gesetzlich definiert. Für das Mobile Office, wie die Arbeitsform oft auch bezeichnet wird, gelte die Arbeitsstättenverordnung nicht, erklärt der Experte. Dennoch seien die Vorgaben für Bildschirmarbeitsplätze zu beachten, wenn Beschäftigte regelmäßig mobile Arbeitsgeräte wie Notebook, Tablet oder Smartphone verwenden. Außerdem gilt für beide Formen das Arbeitsschutzgesetz, an das sich Arbeitgeber und Beschäftigte halten müssen. „Auch das Arbeitszeitgesetz ist sowohl für Telearbeit als auch für mobile Arbeit verbindlich und einzuhalten, was gewisse Anforderungen an die Unternehmen und Beschäftigte stellt“, erklärt Altun. So gilt unter anderem die regelmäßige werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden.

Sowohl Telearbeit als auch das mobile Arbeiten stehen laut Altun außerdem grundsätzlich unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. dpa

Spielmacher schafft Struktur

Wenn sich die Arbeit ins Homeoffice verlagert, sollten Teams einen Spielmacher nominieren. Das rät Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Der oder die Nominierte kann die Abstimmung und den Austausch zwischen den Teammitgliedern übernehmen, erklärt die Expertin. Die Person kann etwa dafür verantwortlich sein, Telefonkonferenzen einzuberufen, sich bei den Mitarbeitenden zu melden oder virtuelle Konferenzen zu moderieren. Grundsätzlich gelte: Auch wenn eine schnelle Chat-Nachricht oft praktischer erscheint, ist Reden wichtig, wenn nicht alle Teammitglieder am selben Ort arbeiten. Arbeitgeber und Führungskräfte sollten Mitarbeiter dazu animieren, bei Bedarf kurz anzurufen oder sich per Videocall zu melden. Das sei ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags und werde als Zeichen der Wertschätzung und Fürsorge empfunden. dpa