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Home Sonderthemen Hannover Region Ost Der Weg zur digitalen Buchführung
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22:53 13.02.2020
Dipl.-Kfm. (FH) Christian Katz, Steuerberater

Bereits jetzt werden immer mehr Rechnungen digital versendet. Für viele Unternehmer stellt sich aktuell noch die Herausforderung, wie man mit der Mischung aus Papierbelegen und digitalen Belegen umgeht. Es müssen gesetzliche Regelungen mit praktischen Gesichtspunkten vereinbart werden.

In naher Zukunft werden fast nur noch digitale Belege vorhanden sein. Der klassische Papierbeleg wird bald der Vergangenheit angehören und man sollte sich langsam auf die Digitalisierung der Buchhaltung einstellen. Wie die Erfahrung gezeigt hat, werden hierdurch Zeit, Kosten und auch Platz in Unternehmen gespart.

Da sich durch die Umstellung die alltäglichen Arbeitsprozesse ändern werden, ist eine gute Planung unumgänglich. Die Buchhaltung sollte, soweit möglich, automatisiert werden, um auch die Fehleranfälligkeit zu reduzieren. Mithilfe der Automatisierung erfolgen Erfassung, Dokumentenarchivierung und Freigabe in einer digitalen Buchhaltung selbstständig und alle Änderungen und Daten werden zusätzlich zum Steuerberater übertragen.

Es sollten alle Papierbelege eingescannt werden, um nur noch digital zu arbeiten. Die gesetzlichen Voraussetzungen, um die Papierbelege sofort zu vernichten, sind jedoch recht hoch. Daher sollten die Papierbelege zunächst weiter aufbewahrt werden. Da die Belege jedoch digital erfasst sind, kann die Aufbewahrung völlig frei erfolgen (zum Beispiel chronologisch sortiert in einem Karton).

Durch selbstlernende Systeme können Schlüsseldaten von Lieferantendaten automatisch ausgelesen werden. Die Suche nach einem Beleg (zum Beispiel mithilfe einer Artikelnummer) erfolgt dann innerhalb von Sekunden - egal in welchem Verzeichnis dieser digital abgelegt wurde.

Durch die automatische Übertragung an den Steuerberater können Auswertungen zeitnah erstellt werden, ohne die physische Übergabe von Unterlagen. Hieraus ergeben sich weitere positive Effekte wie die taggenaue Ermittlung der offenen Posten (Verbindlichkeiten wie auch Forderungen) oder die Möglichkeit, den Zahlungsverkehr ganz oder teilweise abzugeben.

Bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung ist die Digitalisierung ebenfalls von Vorteil. Es müssen nicht alle Belege hin und her transportiert werden und die Suche nach einzelnen Belegen erfolgt in Sekunden. Die Prüfungen können schneller abgearbeitet werden und hemmen den normalen Geschäftsbetrieb nur noch minimal.

Seit Anfang des Jahres 2020 ist die Kassensicherungsverordnung in Kraft getreten und damit auch die sogenannte Belegpflicht. Alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsfälle (zum Beispiel der Einkauf im Supermarkt) sind zu erfassen und den Beteiligten ist über diesen Vorgang ein Beleg auszustellen (Kassenbon). Da das Gesetz von einem „unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang“ bei der Ausgabe spricht, ist der Beleg direkt mit Abschluss der Dienstleistung bzw. des Kaufvorgangs auszuhändigen. Da die Papierform nicht zwingend vorgeschrieben ist, kann auch der Beleg in einem standardisierten Datenformat, beispielsweise einer PDF-Datei, ausgegeben werden. Hier gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Geschäften, die die Belege an die Kunden als Datei versenden. Weiterhin besteht auch hier die Möglichkeit, diese Belege automatisiert in das bereits vorhandene Archiv zu speichern.

Mit ein wenig Veränderung im alltäglichen Ablauf ist die Digitalisierung ein großer Vorteil für alle Beteiligten. Unseren Mandanten stellen gerade nach und nach auf die digitale Buchführung um und sind begeistert. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung!

Dipl.-Kfm. (FH) Christian Katz
Steuerberater

■ Steuerkanzlei Katz
Am Ortfelde 22
30916 Isernhagen
www.katz-steuer.de


Wichtiges Urteil zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Joachim Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht
Joachim Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Die Entgeltfortzahlung bei Krankheit ist auf sechs Wochen beschränkt. Wer sich im Anschluss daran erneut krankschreiben lässt, muss laut Bundesarbeitsgericht im Streitfall beweisen, dass die alte Krankheit bereits überwunden war.

Arbeitnehmer, die direkt nach dem Ende einer Krankschreibung wegen einer weiteren Krankheit ausfallen, können nicht automatisch mit einer neuerlichen Entgeltfortzahlung rechnen. Dies sei nur dann möglich, wenn die ursprüngliche Arbeitsunfähigkeit zu Beginn der neuen bereits beendet sei, urteilte das Bundesarbeitsgericht /BAG). Nachweisen müsse dies nach der Pressemitteilung des BAG der Arbeitnehmer (Urt. v. 11.12.2019, Az. 5 AZR 505/18).

Der gesetzliche Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist auch dann auf die Dauer von sechs Wochen beschränkt, wenn während bestehender Arbeitsunfähigkeit eine neue, auf einem anderen Grundleiden beruhende Krankheit auftritt, die ebenfalls Arbeitsunfähigkeit zur Folge hat (Grundsatz der Einheit des Verhinderungsfalls). Ein neuer Entgeltfortzahlungsanspruch entsteht nur, wenn die erste krankheitsbedingte Arbeitsverhinderung bereits zu dem Zeitpunkt beendet war, zu dem die weitere Erkrankung zur Arbeitsunfähigkeit führte.

Die Klägerin war bei der Beklagten als Fachkraft in der Altenpflege beschäftigt. Vom 7. Februar 2017 bis einschließlich 18. Mai 2017 war sie infolge eines psychischen Leidens arbeitsunfähig. Die Beklagte leistete Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bis einschließlich 20. März 2017. Im Anschluss bezog die Klägerin Krankengeld.

Am 19. Mai 2017 unterzog sich die Klägerin einem gynokologischen operativen Eingriff. Die Frauenärztin bescheinigte am 18. Mai 2017 als „Erstbescheinigung“ eine Arbeitsunfähigkeit vom 19. Mai 2017 bis zum 16. Juni 2017 und durch Folgebescheinigung bis einschließlich 30. Juni 2017.

Die Klägerin erhielt in der Zeit vom 19. Mai bis zum 29. Juni 2017 weder von der Beklagten Entgeltfortzahlung noch von ihrer Krankenkasse Krankengeld. Mit ihrer Klage hat sie für diesen Zeitraum von der Beklagten die Zahlung von 3.364,90 Euro brutto nebst Zinsen verlangt. Sie hat geltend gemacht, sie sei ab dem 19. Mai 2017 wegen eines neuen Leidens arbeitsunfähig gewesen. Die Arbeitsunfähigkeit wegen ihrer psychischen Erkrankung habe am 18. Mai 2017 geendet. Die Arbeitgeberin hat die Auffassung vertreten, den Umständen nach sei von einem einheitlichen Verhinderungsfall auszugehen. Die Klägerin habe deshalb nur einmal für die Dauer von sechs Wochen Entgeltfortzahlung beanspruchen können. Diesen Anspruch habe sie erfüllt.

Das Bundesarbeitsgericht hat der Arbeitgeberin Recht gegeben und die Klage der Arbeitnehmerin auf weitere Entgeltfortzahlung für sechs Wochen abgewiesen.

Zur Begründung führte das das BAG nach seiner Pressemitteilung u.a. aus: Ist der Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig und schließt sich daran in engem zeitlichen Zusammenhang eine im Wege der „Erstbescheinigung“ attestierte weitere Arbeitsunfähigkeit an, hat der Arbeitnehmer im Streitfall darzulegen und zu beweisen, dass die vorangegangene Arbeitsunfähigkeit im Zeitpunkt des Eintritts der weiteren Arbeitsverhinderung geendet hatte. Dies ist der Klägerin nicht gelungen. Das Landesarbeitsgericht hat durch Vernehmung der die Klägerin behandelnden Ärzte umfassend Beweis erhoben. Danach konnte nicht festgestellt werden, dass die ursprüngliche Erkrankung ausgeheilt war.

Das gilt umso mehr als nach dem Ergebnis der Beweisaufnahme eine Untersuchung der Klägerin durch den behandelnden Arzt bei der Feststellung der bis einschließlich 18. Mai 2017 attestierten Arbeitsunfähigkeit nicht erfolgte.

Joachim Meyer
Fachanwalt für Arbeitsrecht

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